Ja, in veruit de meeste gevallen wel. De Belastingdienst stelt als voorwaarde dat een zakelijk event of teamdag een overwegend zakelijk doel moet dienen. Denk hierbij aan het versterken van de onderlinge verbinding, een strategische heisessie, teambuilding of een inhoudelijke workshop midden in de natuur. Wanneer het programma bijdraagt aan de onderlinge samenwerking en de groei van de organisatie, zijn de kosten fiscaal aftrekbaar. Pure plezieruitjes zonder inhoudelijke insteek vallen hier buiten, maar de combinatie van een inspirerende meeting met een verbindende buitenactiviteit op het eiland is fiscaal juist heel effectief.

Voor een optimale verwerking raden we je aan om rekening te houden met de volgende richtlijnen:

• De 80/20-balans: Zorg ervoor dat de dag voor minimaal 80% in het teken staat van zakelijke en verbindende doelen (zoals een brainstorm, training of professionele groepsactiviteit). Maximaal 20% mag puur ontspannend van aard zijn. Leg de opzet en de doelen van jullie eilanddag vooraf goed vast in de planning.

• Aftrekbaarheid van de kosten: Kosten voor de locatiehuur van onze groepsruimtes, professionele begeleiding, workshops en het transport naar het eiland zijn volledig aftrekbaar. Voor de catering (eten en drinken) geldt fiscaal een vaste regeling waarbij 80% van de kosten aftrekbaar is. Omdat wij vaak met overzichtelijke all-in arrangementen werken, is dit administratief heel eenvoudig te verwerken.

• Btw terugvragen: De btw op de locatie, logistiek en georganiseerde activiteiten kan volledig worden teruggevraagd. Voor de btw op eten en drinken geldt, net als bij de kosten, een aftrekpercentage van 80%.

• Deelnemers: Let erop dat de aftrekbaarheid uitsluitend geldt voor je medewerkers en eventuele zakelijke relaties. Zodra er privé-contacten (zoals partners) aansluiten, verandert het fiscale karakter van de dag.

Tip: Zorg altijd dat de uiteindelijke factuur netjes op bedrijfsnaam staat en bewaar het dagprogramma bij de administratie als helder bewijs van de zakelijke teambuilding.

Wanneer je zakelijke evenement op Vrijland aan de voorwaarden voldoet, kun je het grootste deel van de investering zakelijk aftrekken. Om het overzichtelijk te houden voor de administratie, hebben we de belangrijkste eilandkosten voor je op een rij gezet:

• Locatie & Activiteiten (100% aftrekbaar): De huur van onze inspirerende vergaderruimtes, de inzet van trainers en alle verbindende teambuilding-workshops vallen volledig onder zakelijke kosten.

• Vervoer & Logistiek (100% aftrekbaar): De reiskosten naar de opstapplaats én de bootovertocht naar het eiland zijn volledig aftrekbaar, mits de dag een zakelijk karakter heeft.

• Eten, Drinken & Catering (80% aftrekbaar): De culinaire verzorging tijdens de dag — van biologische lunches tot een afsluitend diner rond het kampvuur — valt onder de fiscale regeling voor representatiekosten. Hiervan mag je standaard 80% aftrekken.

• Meerdaags verblijf & Overnachtingen (100% aftrekbaar): Kiezen jullie voor een intensiever programma met een overnachting? Als dit noodzakelijk is voor het trainingstraject, zijn de verblijfskosten volledig aftrekbaar.

• Cadeaus & Attenties: Delen jullie tijdens de dag een mooi aandenken of relatiegeschenk uit? Deze zijn aftrekbaar tot een wettelijk maximum van € 227 per persoon per jaar.

• Introducées & Partners (Niet aftrekbaar): De fiscale voordelen gelden puur voor je team en zakelijke relaties. Zodra partners of familieleden aansluiten, zijn die specifieke kosten niet aftrekbaar.

Het voordeel van onze all-in arrangementen
Bij Vrijland werken we graag met heldere all-in arrangementen. Het grote administratieve voordeel hiervan is dat je de factuur als één geheel kunt opvoeren in de boekhouding (waarbij de fiscus de 80%-regeling op het cateringdeel toepast). Dit bespaart een hoop uitzoekwerk achteraf, zodat de focus kan blijven liggen op wat écht telt: de verbinding binnen je team.

Hoe leg je een eilanddag administratief goed vast?

Om bij een eventuele controle van de Belastingdienst moeiteloos aan te tonen dat jullie verblijf op Vrijland een zakelijk karakter had, is een goede voorbereiding het halve werk. Met deze eenvoudige checklist is je dossier in één keer compleet:

• Het eilandprogramma: Bewaar het gedetailleerde tijdschema van de dag. Hieruit moet helder naar voren komen dat het overgrote deel van de tijd (minimaal 80%) is besteed aan inhoudelijke sessies, brainstorms of verbindende teambuilding.

• De zakelijke doelstelling: Formuleer kort en bondig waarom jullie deze dag organiseren. Denk aan het versterken van de onderlinge dynamiek, het uitzetten van de nieuwe jaarkoers of een intensieve training in de natuur.

• Wie er op de boot stappen: Maak vooraf een duidelijke presentielijst. Zorg dat hierop alleen de namen van je eigen teamleden of zakelijke relaties staan.

• Facturen op naam: Let erop dat de reservering en de uiteindelijke factuur van Vrijland netjes op de officiële bedrijfsnaam staan vermeld.

• Sfeerimpressie als bewijs: Een paar foto's van de presentatie in de groepsruimte, de brainstormsessie buiten of de gezamenlijke workshop werken niet alleen leuk voor intern gebruik, maar dienen direct als visueel bewijs van het zakelijke karakter.